Ayvens et protection des données personnelles

Ayvens Switzerland fournit des services de mobilité, comprenant des activités de leasing opérationnel de véhicules, de gestion de flotte et de remarketing. Cette politique de confidentialité explique nos pratiques concernant les données personnelles des utilisateurs de notre site carmarket.ayvens.com (« vous »).

Nous respectons votre vie privée et, par conséquent, nous traitons vos données personnelles conformément à la Loi sur la protection des données (« LPD »), aux autres lois et règlements applicables en matière de confidentialité des données, à la protection des données personnelles et à cette politique de confidentialité.

1. Principes directeurs

Ayvens Switzerland comprend vos préoccupations concernant la confidentialité de vos informations personnelles. Nous décrivons ci-dessous la façon dont nous acquérons et utilisons ces informations et nous exposons vos droits. Veuillez lire attentivement ce qui suit afin que le processus soit aussi équitable, transparent et sûr que possible.

Les principes suivants sont au cœur du traitement de vos données personnelles :

Transparence et équité : lorsque nous collectons et traitons vos données personnelles, nous vous indiquons qui collecte et reçoit ces données, ainsi que les raisons de cette collecte. Lorsque la loi l'exige, nous demandons toujours votre consentement préalable (par exemple, avant de collecter des données sensibles ou d’envoyer du matériel de marketing direct). Nous n’utilisons jamais vos données personnelles à des fins incompatibles avec les objectifs décrits ici.
Légitimité : Ayvens Switzerland ne collecte ni ne traite vos données personnelles sans raison légitime. Nous n’utilisons vos données personnelles qu’à des fins commerciales justifiées (par exemple pour fournir des services, gérer nos relations clients et leurs flottes de véhicules et effectuer une facturation précise, ou encore pour des activités de marketing, de profilage pour un meilleur service, pour des enquêtes de satisfaction ou la rédaction de rapports et le respect de nos obligations légales).
Minimisation : nous ne recueillons que les données personnelles strictement nécessaires au traitement des données, comme indiqué dans le présent document. Nous ne recueillons des données sensibles que lorsque cela est pertinent. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que vos données enregistrées sont exactes, complètes et à jour.
Confidentialité : Nous nous efforçons de garantir le respect de votre vie privée lors du traitement des données personnelles. À cette fin, nous évaluons également son impact sur la vie privée pour nous assurer que nos mesures de protection sont appropriées et que vos données sont protégées.

2. À propos de nous

Ayvens Switzerland est responsable du traitement de vos données personnelles.

Nos coordonnées :

Ayvens AG

Thurgauerstrasse 54

8050 Zurich

E-Mail : remarketing.ch@aldautomotive.com

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : datenschutz.ch@aldautomotive.com

3. Quelles données personnelles utilisons-nous et comment ?

TRAITEMENT	BASE JURIDIQUE	PERSONNES CONCERNÉES	DONNÉS COLLECTÉES
Évaluation et identification du client pour conclure un contrat de vente	Contrat	Représentants légaux	Pièce d’identité du représentant légal, extrait KBIS
Gestion de la relation contractuelle concessionnaires et vendeurs automobiles (B2B)	Contrat	Représentants légaux	Nom, prénom, fonction, adresse e-mail, téléphone fixe et portable Carte d’identité de l’employé représentant l’entreprise et/ou du représentant de l’entreprise, procuration avec signature, attestation de la chambre de commerce, attestation d’identification fiscale, coordonnées bancaires
Gestion de la relation contractuelle vente au détail (B2C et petit B2B)	Contrat	Particuliers Représentants légaux de petites entreprises	Individus : carte d’identité et justificatif de domicile, permis de conduire et numéro de sécurité sociale/d’identification fiscale, adresse e-mail, téléphone fixe et portable Entreprises : extrait Kbis
Lutte contre le blanchiment d’argent et contre le financement du terrorisme	Obligation légale	Représentants légaux, membres de l’entreprise, bénéficiaire ultime réel, clients particuliers	Nom, prénom des représentants légaux, pièce d’identité, extrait KBIS Nom complet (prénoms et nom de famille), sexe, fonction, date de naissance, adresse résidentielle complète Résultats du contrôle
TRAITEMENT	BASE JURIDIQUE	PERSONNES CONCERNÉES	DONNÉES COLLECTÉES
Activités de marketing ou de promotion, envoi de newsletters, sondages ou enquêtes de satisfaction	Consentement	Clients Négociants	Nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, téléphone
Services de retrait	Contrat	Conducteurs	Nom du conducteur, adresse et code postal de l’adresse de retrait du conducteur, téléphone du conducteur, adresse e-mail du conducteur
Remise du véhicule par le conducteur	Contrat	Conducteurs	Nom du conducteur, téléphone du conducteur, adresse e-mail du conducteur
Ventes via la plate-forme d’enchère pour les négociants (par ex. personnes morales ou entreprises)	Consentement	Personne morale agissant au nom de son entreprise, (pseudo-) bénéficiaire(s) ultime(s) réel(s), directeur(s) et, le cas échéant, représentants de la partie adverse	Nom complet (prénoms et nom de famille), sexe, adresse privée résidentielle, date de naissance, numéro d’identification, résultats du contrôle / Pour le(s) directeur(s) et représentants de la partie adverse : nom complet (prénoms et nom de famille), sexe, fonction, date de naissance, adresse résidentielle complète
Démantèlement de flotte	Obligation légale	Conducteurs	Véhicule, papiers du véhicule
Fixation de prix	Intérêt légitime	Interlocuteur d’un garage	Nom, téléphone professionnel, adresse e-mail professionnelle
Remise en état du véhicule	Contrat	Conducteurs	Suppression des données personnelles contenues dans la voiture
Vente au détail (B2C et petit B2B)	Contrat	Particuliers, petites entreprises	Particuliers : carte d’identité et justificatif de domicile, permis de conduire et numéro d’identification fiscale Entreprises : extrait Kbis

4. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Ayvens Switzerland conserve les données personnelles dans une base active pendant le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif visé au moment de leur collecte.

Ayvens Switzerland fixe donc initialement la durée de conservation en fonction des besoins opérationnels nécessaires à l’exécution de chaque contrat de location et en tenant compte des éventuelles recommandations de l’autorité locale de protection des données.

Toutefois, certains textes législatifs et de réglementation peuvent entraîner des périodes de conservation plus longues. Certaines lois exigent également que les documents/informations contenant des données à caractère personnel soient conservés pendant une période déterminée à des fins probatoires ou en prévision d’un éventuel litige jusqu’à ce que l’action en question soit prescrite. Par exemple, en matière commerciale pour les documents de comptabilité, les obligations prescrivent en principe cinq ans si les données ne font pas l’objet de prescriptions particulières. Ayvens est donc tenue de conserver certaines données personnelles au-delà de l’exécution des contrats de location, même si elle n’en a plus l’utilité, sous la forme d’archives dites intermédiaires.

A l’issue de ces périodes, les données personnelles sont :

anonymisées et/ou
supprimées.

5. Avec qui Ayvens Switzerland peut-elle partager vos données personnelles ?

En principe, nous ne partageons pas vos données avec des tiers. Cependant, dans le cadre de l’exécution du contrat de vente, nous pouvons partager des informations sur l’entreprise et des données personnelles avec les sociétés affiliées à Ayvens/le groupe SG afin de rationaliser la procédure KYC.

6. Exportation de données personnelles en dehors de l'EEE

En général, toutes les bases de données d’Ayvens sont situées au sein de l’Union européenne. Toutefois, Ayvens peut transférer vos données personnelles depuis l’Europe vers des pays situés dans ou hors de l’Espace économique européen. Les pays situés en dehors de l’EEE peuvent ne pas offrir le même niveau de protection que celui disponible dans l’EEE. Si nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous nous assurerons de la mise en place des niveaux de protection adéquats en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Par conséquent, avant de transférer vos données personnelles en dehors de l’Europe, Ayvens s’assurera de mettre en œuvre des clauses contractuelles types (CCT). Ceci s’applique à notre équipe de support basée en Inde (SGGSC).

7. Vos droits

Afin de protéger les personnes concernées par le traitement des données personnelles, la LPD a mis en place les droits suivants :

Droit de la personne concernée	Description du droit	Article de la LPD
Droit d’accès	Vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles et une copie de ces données personnelles.	Article 25
Droit de rectification	Lorsque vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données soient modifiées en conséquence.	Article 32
Droit à la suppression (droit à l’oubli)	Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, dans les limites autorisées par la loi.	Article 32
Droit à la portabilité des données	Lorsque la loi l’exige, vous avez le droit d’obtenir la restitution des données personnelles que vous nous avez fournies, et ce, dans un format intelligible.	Article 28

8. Sécurité et stockage des données

Ayvens Switzerland protège vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, notamment :

- des politiques et des instructions de travail tenues à jour et une vérification régulière de leur respect,

- la séparation des tâches et des rôles, afin que nos employés n’aient accès à vos données personnelles que si cela est nécessaire pour leur fonction et leur rôle,

- une formation efficace de nos employés sur les règles, les problèmes et les risques encourus,

- la sécurité physique des locaux où nous traitons vos données personnelles (par exemple, contrôle d’accès et caméras de vidéosurveillance),

- de nombreuses mesures de sécurité informatique (serveurs sécurisés, pare-feu et cryptage).

Seuls les équipes et les employés ayant besoin de connaître vos informations au sein de notre entreprise peuvent y accéder. Ayvens Switzerland s’assure de mettre en place des droits et des politiques d’administration au sein de notre entreprise et nous prenons toutes les mesures pour que les employés, les conseillers et les prestataires de services gardent vos dossiers confidentiels.

9. Politique en matière de cookies et sites web

Ayvens Switzerland peut collecter des données via des cookies afin d’améliorer l’expérience de navigation de l’utilisateur. Les cookies sont utilisés, entre autres traceurs, pour enregistrer vos préférences et paramètres afin de gagner du temps, de permettre la connexion, de lutter contre la fraude, d’analyser la performance du site web et des services fournis par le loueur et de compiler des statistiques de visite.

Si vous utilisez notre application mobile, nous pouvons recueillir votre localisation GPS, sous réserve de votre consentement lorsque cela est nécessaire. Il nous est également possible d’examiner à quelle fréquence vous utilisez l’appli et où vous l’avez téléchargée.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies en suivant ce lien :

https://carmarket.ayvens.com/cookiepolicy/

10. Mises à jour de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier ponctuellement la présente politique de confidentialité afin de nous conformer à d’éventuelles nouvelles réglementations. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. En cas de modification de la présente politique de confidentialité, nous vous en informons en publiant un avis sur la page d’accueil de notre site web. Ce texte a été modifié pour la dernière fois le 15 avril 2022.

11. Nous contacter

Pour exercer à tout moment les droits énoncés à l’article 10, veuillez nous envoyer un e-mail ou un courrier à l’adresse suivante :Ayvens AG, adresse : Thurgauerstrasse 54, 8050 Zurich ou contactez votre délégué à la protection des données Ayvens local via datenschutz.ch@aldautomotive.com et nous traiterons votre demande.