Ayvens  ja yksityisyys 

Axus Finland Oy (jäljempänä ”ALD” tai ”me”), Y-tunnus: 0643850-5, Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa tarjoaa liikkumispalveluja, mukaan lukien ajoneuvojen leasingpalvelut, autokantojen hallinta ja ajoneuvojen jälleenmyynti. Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on kuvata käytäntömme carmarket.ayvens.com-sivuston käyttäjien ("sinä") henkilötietojen osalta. 

Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja siksi käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen ("GDPR"), muiden tietosuojaa ja henkilötietojen suojaa koskevien lakien ja asetusten sekä tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. 

1. Yleiset periaatteet 

Ayvens ymmärtää huolesi henkilötietojesi luottamuksellisuudesta. Seuraavassa kuvaamme, miten hankimme ja käytämme näitä tietoja, ja kerromme oikeuksistasi. Pyydämme sinua lukemaan tämän huolellisesti, jotta käsittely olisi mahdollisimman oikeudenmukainen, läpinäkyvä ja turvallinen. 

Seuraavat periaatteet ovat keskeisiä siinä, miten käsittelemme henkilötietojasi: 

• Läpinäkyvyys ja oikeudenmukaisuus: Kun keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, kerromme sinulle kuka kerää ja vastaanottaa näitä tietoja, sekä syyt tähän. Jos laki niin vaatii, pyydämme aina suostumuksesi ennakkoon (esim. ennen arkaluonteisten tietojen keräämistä tai suoramarkkinointimateriaalin lähettämistä). Emme koskaan käytä henkilötietojasi tarkoituksiin, jotka ovat ristiriidassa tässä esitettyjen tarkoitusten kanssa. 

• Laillisuus: Ayvens / Axus Finland Oy ei kerää tai käsittele henkilötietoja ilman laillista syytä. Käytämme henkilötietojasi vain asianmukaisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin (esim. palvelujen tarjoamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakkaiden ajoneuvokannan hallintaan ja laskutukseen tai markkinointitoimiin, profilointiin asiakkaiden paremman palvelemisen varmistamiseksi, tyytyväisyyskyselyjen tekemiseen tai raporttien laatimiseen ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen). 

• Minimointi: Keräämme ainoastaan käsittelyn kannalta välttämättömiä tietoja, kuten tässä asiakirjassa on esitetty.  Keräämme arkaluonteisia tietoja vain tarvittaessa. Toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet varmistaaksemme, että tallennetut henkilötietosi ovat täsmällisiä, täydellisiä ja ajantasaisia. 

• Yksityisyys: Henkilötietojen käsittelyssä pyrimme varmistamaan yksityisyytesi. Tätä varten suoritamme myös yksityisyyden suojaan kohdistuvia vaikutustenarviointeja varmistaaksemme, että suojatoimemme ovat asianmukaiset ja että tietosi ovat suojattuja. 

2. Meistä 

Ayvens – Axus Finland Oy on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. 

Yhteystietomme: 

Ohtolankatu 4, Vantaa 01510 

Tietosuojavastaavamme tavoitat osoitteesta:fi.riskcompliance@aldautomotive.com 

3. Miten käytämme henkilötietojasi ja mitä henkilötietoja keräämme? 

4. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi  

Ayvens säilyttää henkilötietoja aktiivisessa tietokannassa sen ajan, joka on tarpeen niiden keruuhetkellä tavoitellun päämäärän saavuttamiseksi. Ayvens määrittelee säilytysajan aluksi kunkin yksittäisen vuokrasopimuksen toteuttamisen edellyttämien operatiivisten tarpeiden mukaisesti ja ottaen huomioon paikallisen tietosuojaviranomaisen mahdolliset suositukset. 

Lainsäädäntö- ja sääntelytekstit saattavat kuitenkin edellyttää pidempiä säilytysaikoja. Jotkin lait edellyttävät myös, että henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja/tietoja säilytetään tietyn ajan todistusaineistona tai mahdollisten oikeudenkäyntien varalta, kunnes kyseinen asia on vanhentunut. Esimerkiksi vastuuasiakirjoja koskevissa kaupallisissa asioissa velvoitteet ovat periaatteessa viiden vuoden pituisia, jos niihin ei sovelleta erityisiä määräyksiä. Näin ollen Ayvens on velvollinen säilyttämään välivaiheen arkistossa tiettyjä henkilötietoja leasingsopimusten kestoa pidemmän ajan, vaikka sillä ei enää ole niille mitään käyttöä. 

Näiden ajanjaksojen päätyttyä henkilötiedot ovat: 

• Anonymisoitu ja/tai 

• Poistettu 

5. Kenen kanssa Ayvens voi jakaa henkilötietojasi? 

Periaatteessa emme jaa tietojasi kolmansille osapuolille. Osana myyntisopimuksen toteuttamista saatamme kuitenkin jakaa yritystietoja ja henkilötietoja  Ayvens konsernin sisällä / SG konsernin kanssa KYC-prosessin tehostamiseksi. 

6. Henkilötietojen vienti ETA:n ulkopuolelle  

Yleensä kaikki Ayvens-tietokannat sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Ayvens voi kuitenkin siirtää henkilötietojasi Euroopasta Euroopan talousalueella tai sen ulkopuolella sijaitseviin maihin. ETA:n ulkopuoliset maat eivät välttämättä tarjoa samaa suojan tasoa kuin ETA. Jos siirrämme henkilötietojasi ETA:n ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan riittävää suojaustasoa. Näin ollen Ayvens varmistaa ennen henkilötietojesi siirtämistä Euroopan ulkopuolelle, että se ottaa käyttöön vakiosopimuslausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC). Tämä koskee Intiassa sijaitsevaa tukitiimiämme (SGGSC).  

7. Oikeutesi 

Rekisteröidyllä, jonka henkilötietoja käsitellään, on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Seuraavassa taulukossa esitellään kyseisiä oikeuksia: 

8. Turvallisuus ja tietojen tallentaminen 

Ayvens suojaa tietojasi teknisin ja organisatorisin turvatoimin, mukaan lukien: 

- Ajantasaiset käytännöt ja työohjeet sekä niiden noudattamisen säännöllinen tarkistaminen, 

- Tehtävien ja roolien erottelu, jotta työntekijöillämme on pääsy henkilötietoihisi vain, jos se on tarpeen heidän tehtävänsä ja roolinsa kannalta, 

- Työntekijöidemme tehokas koulutus säännöistä, kysymyksistä ja riskeistä, 

- Niiden tilojen fyysinen turvallisuus, joissa käsittelemme henkilötietojasi (esim. kulunvalvonta ja videovalvontakamerat), 

- Lukuisat tietotekniset turvatoimet (suojatut palvelimet, palomuurit ja salaus). 

9. Evästekäytäntö & verkkosivustot  

Ayvens voi kerätä tietoja evästeiden avulla parantaakseen käyttäjän selauskokemusta. Evästeitä käytetään muun muassa mieltymysten ja asetusten tallentamiseen ajan säästämiseksi, kirjautumisen mahdollistamiseksi, petosten torjumiseksi, verkkosivuston ja vuokraajan tarjoamien palveluiden suorituskyvyn analysoimiseksi ja vierailutilastojen laatimiseksi. 

Jos käytät mobiilisovellustamme, saatamme kerätä GPS-sijaintisi tarvittaessa suostumuksellasi. Saatamme myös tarkastella, kuinka usein käytät sovellusta ja mistä olet ladannut sen. 

Lisätietoja saat evästekäytännöstämme tästä linkistä: 

https://carmarket.ayvens.com/cookiepolicy/ 

10. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset 

Saatamme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä määräajoin noudattaaksemme uusia säännöksiä, joten tarkista se säännöllisesti. Jos muutamme tätä tietosuojakäytäntöä, ilmoitamme siitä sinulle verkkosivuillamme. Tätä ilmoitusta on viimeksi muutettu 15. huhtikuuta 2022. 

11. Miten otat meihin yhteyttä 

Jos haluat milloin tahansa käyttää 10 artiklassa mainittuja oikeuksia, lähetä meille kirje tai sähköposti seuraavaan osoitteeseen: Axus Finland Oy, osoite: Ohtolankatu 4 01510 Vantaa tai ota yhteyttä paikalliseen Ayvens:n tietosuojavastaavaan osoitteessa fi.riskcompliance@aldautomotive.com. 

Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos olet huolissasi siitä, miten Ayvens käsittelee henkilötietojasi.